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Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie müssen sich Unternehmen verstärkt mit den Themen einer hybriden Arbeitswelt auseinandersetzen. Wie verschiedene Studien (z.B. von Gartner) zeigen, haben viele Mitarbeitende in dieser Zeit die Vorteile einer Mischung von Präsenzarbeiten im Büro und dem Home-Office, bzw. Remote Work erkannt und werden zukünftig nicht mehr darauf verzichten wollen.

Die hybriden Arbeitswelten stecken aber noch in den Kinderschuhen. Laut einer Studie der Hochschule Sankt Gallen sind 75% der befragten Schweizer Unternehmen noch in der Entwicklungsphase. Das Thema hat für die Meisten eine hohe Relevanz und ganze 87% sind überzeugt, dass hybride Arbeitsmodelle zukünftig entscheidend dazu beitragen werden gute Mitarbeitende zu finden und zu halten.

Dieser Wandel stellt für das Betriebliche Gesundheitsmanagement eine grosse Herausforderung dar. Wie kann das BGM Mitarbeitende erreichen, welche an verschiedenen Orten tätig sind? Wie kann es gelingen, dass sie sich wohl fühlen, Teil der Unternehmenskultur sind und möglichst lange im Unternehmen bleiben?

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Hierfür haben wir einige Tipps und Anregungen zusammengestellt. Zusätzlich gibt es auf der letzten Seite noch ein paar Lese-Empfehlungen zum Thema.

Veränderungen feststellen
Klare Spielregeln definieren
Rituale zur Abgrenzung und Pausen
Grenzen neu setzen
Kommunikation anpassen
Mitarbeitende zusammenbringen
Bewegungsangebote für alle Arbeitsorte
Führung im Fokus
Hybride Arbeitswelten und das Kranksein
Gesundheitsförderliche Unternehmenskultur

Dabei ist es wichtig, nicht nur einen oder zwei Punkte zu berücksichtigen. Überleg dir idealerweise gleich mehrere dieser Punkte anzugehen. Aus der Kombination könnt ihr als Unternehmen dann einen grösstmöglichen Nutzen erzielen.

Veränderungen feststellen

Die hybriden Arbeitswelten stellen oftmals die bisherige Art der Zusammenarbeit auf den Kopf. Dies gilt im gleichen Masse für das BGM und hat zur Folge, dass wir einige Teile unseres BGM Konzeptes überprüfen müssen.

Welcher Einfluss ergibt sich für unsere BGM Ziele? Passen unsere BGM Massnahmen noch zur hybriden Arbeitswelt? Und wie haben sich die Zielgruppen und ihre Bedürfnisse verändert? Die konkreten Antworten hierauf sind so unterschiedlich wie Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Aber wo du ansetzen kannst, das können wir dir sagen: Frage einfach eure Mitarbeitenden. Nutze diese Gelegenheit der Transformation. Finde heraus, was sich konkret für sie verändert hat, welche neuen Bedürfnisse sie haben und was sie neu vom BGM erwarten. Mit diesen Ergebnissen kannst du dann prüfen, ob eure Aktivitäten noch richtig ausgerichtet sind und welche Änderungen du vornehmen solltest.

Im Folgenden haben wir einige Tipps vorbereitet, welche für viele Unternehmen anwendbar sind. In jedem Fall empfehlen wir euch aber im ersten Schritt die Gelegenheit zu nutzen und eure bisherigen BGM Aktivitäten unter den veränderten Gegebenheiten zu überprüfen und zu hinterfragen.

Klare neue Spielregeln für die Zusammenarbeit

Ein wichtiges Signal für die neue Form der Zusammenarbeit muss von der Geschäftsleitung und dem HRM kommen. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass nicht einfach auf bisherige vor-pandemische Reglemente zurückgegriffen, sondern den Veränderungen Rechnung getragen wird. Idealerweise kann mit einer vorab erfolgten Mitarbeitendenbefragung herausgefunden werden, was sich bei den Mitarbeitenden während der Pandemie geändert hat und wie sie sich selbst die neuen Spielregeln für die Zusammenarbeit wünschen. Auf dieser Basis können dann neue Rahmenbedingungen aufgestellt werden, die für das ganze Unternehmen gelten.

Wir empfehlen diese Regelungen so offen und flexibel wie möglich zu halten. z.B. «die Erreichung der Unternehmensziele steht im Vordergrund, hierfür organisieren sich die Bereiche selbst». Der Kern könnte dabei sein, die einzelnen Bereiche und Abteilungen dazu anzuregen ihren Aufgaben entsprechend eigene Spielregeln innerhalb des gesetzten Rahmens zu definieren. Da Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich sind, müssen die Spielregeln nicht für alle gleich sein. Während beispielsweise im Kundendienst die Erreichbarkeit mitberücksichtigt werden muss, ist dies bei anderen Bereichen nicht zwingend der Fall. Seid mutig und erlaubt für die Gesamtorganisation grosse Freiheiten, auch was Home-Office und Flex Work betrifft. Die einzelnen Bereiche und Abteilungen wissen dann am besten, wie sie mit diesen Freiheiten umgehen und für ihre Aufgabenfelder, Ziele und Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden die optimalen Spielregeln gestalten.

Durch diese Konstellation ermöglichst du, dass Potentiale ausgeschöpft und bestmögliche Rahmenbedingungen für die Arbeit der Mitarbeitenden geschaffen werden. Und denk immer daran: dies muss nicht in Stein gemeisselt sein. Es gilt Neues auszuprobieren, zu lernen und zu justieren. Es ist an der Zeit diesen Schritt zu gehen. Eure Mitarbeitenden werden es dir danken.

Rituale zur Abgrenzung und für Pausen

In den hybriden Arbeitswelten verschwimmen oftmals die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Was einerseits viele Vorteile hat, muss aber auch begrenzt werden. Vor allem den Pausen kommt hier eine grosse Bedeutung zu. Versuche sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden die Pausen einhalten können, egal ob im Büro, Home-Office oder sonst wo. Pausen erhöhen die Effizienz und geben dem Tag einen Rhythmus und Struktur. Rege eure Mitarbeitenden an, sich ihre Pausen im Kalender einzutragen und sich aktiv mit anderen zu einer Kaffeepause zu verabreden. Empfehle ihnen die Pausen nicht am Arbeitsplatz zu verbringen, sondern einen Moment nach draussen zu gehen, oder eine VIABZ-Microbreak mit kurzen Übungen zu machen. Versuch zu verhindern, dass Mitarbeitende von einem Call in den nächsten wechseln. Manchmal hilft es bereits einen Termin nicht bis um 16:00 Uhr zu setzen, sondern bis 15:55 Uhr. So sind hier kurze Pausen besser integrierbar und es schärft gleichzeitig die Achtsamkeit füreinander.

Auch Rituale können euren Mitarbeitenden dabei helfen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu verdeutlichen. Die Gesundheitsförderung Schweiz empfiehlt vor allem bei der Arbeit im Home-Office die üblichen Morgen-Routinen inklusiven des Umkleidens beizubehalten und den Tag bewusst mit dem Löschen des Lichtes am Arbeitsplatz, dem Wechsel in die Freizeitkleidung und einer kurzen Verabschiedung von den Kolleginnen oder Kollegen zu beenden. So gelingt es am besten gedanklich und physisch den Arbeitstag zu beenden. Aber es geht auch origineller: Warum nicht einfach am Morgen einen kleinen Spaziergang vor der Arbeit machen? Diese Simulation eines Arbeitsweges, auch nach Abschluss der Arbeit, bietet eine gesunde Möglichkeit den Arbeitstag von der Freizeit zu trennen.

Grenzen neu setzen

Grenzen braucht es nicht nur zwischen der Arbeitszeit und der Freizeit. Ebenso wichtig ist die Klärung, wie zusammengearbeitet werden soll, also welche Grenzen es untereinander braucht. Hierbei geht es vor allem um Erreichbarkeiten. Wenn im Büro viel Kommunikation direkt und persönlich erfolgen kann, so ist dies in einer hybriden Arbeitswelt nicht immer so einfach. Vor allem die Vielzahl der Kommunikationskanäle führt zu unterschiedlichen Erwartungen bezüglich der Reaktionszeiten. Kann manchmal ein E-Mail auch einen Tag lang unbeantwortet bleiben, so ist das bei Nachrichten über Slack, Whatsapp oder anderen Chat-Applikationen oftmals schwer einzuschätzen.
Hier gilt es Klarheit zu schaffen und diesen möglichen Stressor zu entschärfen. Rege eure Führungskräfte dazu an, die zu nutzenden Kommunikationskanäle in ihren Teams zu definieren und die Erwartungshaltungen bezüglich der Erreichbarkeit zu thematisieren. Wichtig ist hier auch der Umgang mit Konzentrationsphasen, in denen Mitarbeitende sich intensiv einem Thema widmen und dafür die Erreichbarkeit einschränken müssen. Ein offener Dialog im Team kann die nötige Klarheit dafür schaffen.

Kommunikation anpassen

Die Kommunikation gehört zu den Königsdisziplinen im BGM. Vor allem in hybriden Arbeitswelten ist diese mit vielen Herausforderungen verbunden. In unserem Blog-Beitrag haben wir euch hier 8 spannende Tipps zur erfolgreichen Kommunikation zusammengestellt.

Mitarbeitende zusammenbringen

Bisher war es einfacher Mitarbeitende im Arbeitsalltag zusammen zu bringen, einen Team-Apéro am Ende der Woche zu organisieren oder kleinere Teambuildings durchzuführen. Hybride Arbeitswelten beeinflussen dies gleich doppelt. Zum einen ist es durch die räumliche Trennung schwieriger solche Aktionen erfolgreich zu organisieren, zum anderen ist dadurch das Teambuilding und die Vernetzung wichtiger als je zuvor.

Gerade deswegen ist es anzuraten wo immer möglich solche Aktivitäten weiterhin zu organisieren. Was aber, wenn durch die räumliche Trennung die abendliche Laufgruppe sprichwörtlich nicht wieder ins Laufen kommt? Wenn neue Mitarbeitende Schwierigkeiten haben den Anschluss ans Team zu finden und die Unternehmenskultur zu erleben?

Hier bist du seitens BGM gefordert. Versuch den neuen Gegebenheiten Rechnung zu tragen, hybride Lösungen zu finden und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden zu stärken.

Wir bei VIABZ haben seit Herbst 2021 mit der VIABZ Challenge eine Möglichkeit geschaffen, die genau da ansetzt. Im Rahmen der Challenge bekommen Mitarbeitende in kleinen Teams innerhalb von 4-6 Wochen viele nützliche Hinweise rund um Bewegung und Gesundheit. Auch bringt die Challenge nachweislich Mitarbeitende aller Fitness-Level zusammen, lässt sie gemeinsam etwas erleben, eine Gruppendynamik entwickeln und ist gleichzeitig völlig unabhängig vom Arbeitsort durchführbar.

Bewegungsangebot für alle Arbeitsorte

Dass die neuen hybriden Arbeitswelten einiges ins Rollen bringen, haben verschiedene Studien längst bestätigt. Nebst psychischen Themen haben auch physische Herausforderungen an Relevanz zugelegt. Eine Mercer Studie hat herausgefunden, dass 41% der befragten Mitarbeitenden über neue oder verstärkte Schmerzen im Bereich der Schulter und des Rückens berichten, seit sie vermehrt im Home-Office tätig sind. Bisher konnten wir unseren Mitarbeitenden attraktive und ergonomisch durchdachte Büroräumlichkeiten zur Verfügung stellen. In den neuen hybriden Arbeitswelten ist dies nun nicht mehr der Fall.

Vor allem wenn Mitarbeitende remote oder im Home-Office arbeiten und keine ergonomischen Arbeitsplätze haben, muss die Mobilisierung gezielt angegangen werden. Wir müssen die Bewegung in den Arbeitsalltag integrieren. Hier gilt es den Mitarbeitenden Anregungen und Inspiration zu geben, um ihren Alltag dahingehend zu bereichern. Nebst einem mobil verfügbaren Bewegungsangebot zur Stärkung von Rücken und Schultern, können auch bereits kleinere Aktionen Erfolge zeigen. Rege eure Mitarbeitenden dazu an Mikro-Pausen zu machen, in den Pausen nach draussen zu gehen, kurze Entspannungsübungen durchzuführen oder Telefonate im Stehen zu führen. All dies führt zu einer Unterbrechung der monotonen Sitzhaltung und kann Beschwerden vorbeugen und den Kreislauf anregen.

Führung im Fokus

Die Unternehmensführung ist zumeist an der Entwicklung der eigenen hybriden Arbeitswelten massgeblich beteiligt und gestaltet den Wandel aktiv mit. Im Alltag sind aber vor allem die Führungskräfte im mittleren und unteren Management mit den Herausforderungen konfrontiert. Die Erwartungen und Anforderungen an sie haben deutlich zugenommen. Unsere Aufgabe seitens BGM ist es sicherzustellen, dass diese Führungskräfte in den neuen hybriden Arbeitswelten ankommen und den Anforderungen gerecht werden können. Sie sind doppelt gefordert. Zum einen sind sie selbst von den Veränderungen betroffen, zum anderen sind sie in ihrer Rolle als Führungspersonen Mitgestalter, Ansprechpartner und Vorbild zugleich. Dadurch sind sie eine wichtige Ressource für ihre Mitarbeitenden.

Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, sollten wir seitens BGM Hilfe bieten. Zusammen mit der Personalentwicklung gilt es festzustellen, welche Schulungen genutzt werden können, um Führungskräfte dabei zu unterstützen die spezifischen Kompetenzen für diese Herausforderungen zu entwickeln. Hierbei sollten dann auch die BGM relevanten Themen adressiert werden. Vor allem die Früherkennung von Über- und Unterforderung, die Themen Vertrauen, offener Dialog und Achtsamkeit könnten im Fokus liegen. Stelle ein Angebot an Schulungen zusammen, welches eure Führungskräfte nutzen können. Zusätzlich kann es sich lohnen ein Gefäss zu schaffen in dem sich Führungskräfte zu den Herausforderungen der neuen hybriden Arbeitswelten untereinander informell austauschen und sich gegenseitig unterstützen können. Dies kann sowohl selbstorganisiert ablaufen, oder beispielsweise vom HRM moderiert werden. In jedem Fall gilt es aber einen niederschwelligen Ansatz zu wählen und dadurch den Austausch ins Rollen zu bringen.

Hybride Arbeitswelten und das Kranksein

Das Arbeiten aus dem Home-Office oder Remote führt auch dazu, dass wir das Kranksein von Mitarbeitenden anders betrachten müssen. Wenn ein Mitarbeitender am Morgen feststellt, dass er eine Erkältung mit starken Symptomen hat, so hat er sich bisher meist krankgemeldet. Wenn dieser Mitarbeitende heute nach wenigen Stunden feststellt, dass es ihm deutlich besser geht, ist es in einer hybriden Arbeitswelt einfach, zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Arbeitstag zu starten. Diese Konstellation ist jedoch nicht zu verharmlosen.

Hier treffen die Vorteile und Flexibilität der neuen Arbeitswelten auf die Fürsorgepflicht der Unternehmen und die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden. Es ist in diesem Spannungsfeld daher unbedingt notwendig, klare Verhältnisse zu schaffen. Im Vordergrund sollte dabei stets das nachhaltige Wohlbefinden der Mitarbeitenden stehen. Gleichzeitig soll es diesen aber auch ermöglicht werden ihre Krankheitssituation, sofern möglich, selbst einzuschätzen und entsprechend zu handeln. Hier zeigt sich auch wieder deutlich, wie wichtig die im vorigen Punkt beschriebene Rolle der Führungspersonen ist. Diese sollen zum einen sicherstellen, dass die Mitarbeitenden nicht trotz einer allfälligen Erkrankung von Zuhause aus arbeiten, zugleich aber auch die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden fördern.

Auch die Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) hat in einer Studie festgestellt, wie wichtig diese Klarheit für die Mitarbeitenden ist. Die FHNW hat hierfür einige Punkte definiert, die als gute Ausgangsbasis für eigene interne Richtlinien dienen können.

Gesundheitsförderliche Unternehmenskultur

Der Hybride Work Compass hat in einer Studie 2021 festgestellt, dass 89% der befragten Unternehmen die Aufrechterhaltung und Förderung der Unternehmenskultur als die wichtigste Herausforderung im Rahmen der hybriden Arbeitswelten sehen. Dies zeigt deutlich, dass der technische Übergang in die neuen Arbeitswelten gar nicht von so grosser Bedeutung ist, sondern wie die Mitarbeitenden diese in der Unternehmenskultur leben und sie dadurch verändern. Gerade hier kommt dem BGM eine grosse Rolle als Kulturbildner zu.

Du als verantwortliche Person für das BGM bist in dieser Situation nun gefordert aktiv den Wandel in der Unternehmenskultur zu begleiten und zu unterstützen. Nutze die Gelegenheit zusammen mit der Unternehmensführung, dem HRM und den anderen internen Ansprechpartnern darüber zu sprechen, wie sich eure Unternehmenskultur in eine gesundheitsorientierte Kultur in den hybriden Arbeitswelten entwickeln kann und wie du von Seiten des BGM deinen Beitrag dazu leisten kannst. Es sind spannende Zeiten. Ergreifen wir diese grosse Chance und gestalten wir die Zukunft im Sinne des BGM.

Das waren unsere 10 zentralen Aspekte für das BGM in hybriden Arbeitswelten. Hast du vielleicht Fragen oder Anregungen? Oder brauchst du Unterstützung in der Gesundheitsförderung oder dem BGM? Wir können euch sicherlich dabei helfen. Nimm einfach Kontakt mit uns auf!

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