Download Paper
Ob du gerade dabei bist, das BGM in deinem Unternehmen aufzubauen oder auch wenn du bereits ein BGM implementiert hast: stets gibt es die Herausforderung zu bewältigen, dein jährliches BGM Budget durch den internen Genehmigungsprozess zu bringen. Die Budgetierungs-Schritte wollen daher sorgfältig geplant sein, denn ein unbedarftes Vorgehen kann hier schnell zu Schwierigkeiten oder gar Kürzungen führen. In diesem Paper geben wir dir Ideen und Anregungen mit, mit welchen Argumenten du am besten aufzeigen kannst, weshalb sich der Mitteleinsatz für dein Unternehmen und die Mitarbeitende gleichermassen lohnt.
1. Involviere die Geschäftsleitung
Eine der wichtigsten Erfolgskriterien für einen erfolgreichen Budgetprozess ist der Rückhalt aus der Geschäftsleitung. Ganz generell gilt: je grösser der Rückhalt und je offener die Unterstützung der Geschäftsleitung, desto erfolgreicher sind die BGM Massnahmen im Unternehmen. Um dies zu erreichen, ist es von zentraler Bedeutung den Mitglieder*innen der Geschäftsleitung die Gesamtheit des BGM Systems zu erklären. So schaffst du ein Verständnis dafür, dass BGM nicht nur eine Ansammlung von Einzelmassnahmen ist, sondern ein durchdachtes und ganzheitliches System, welches zielorientiert ausgerichtet und stetig weiterentwickelt wird. Es braucht Planungssicherheit, um diese systematische Entwicklung sicherzustellen und eine bestmögliche Wirkung zu erzielen.
Hole die Geschäftsleitung, wenn immer möglich, persönlich und direkt ab. Wiederkehrende Gespräche und Präsentationen haben daher einen deutlich grösseren Effekt als die Abgabe eines BGM Berichtes. Oftmals finden sich auch in den Geschäftsleitungsgremien Personen, welche einen persönlichen Bezug zu verschiedenen Themenfeldern des BGM haben. Sei es durch privates Interesse (bspw. an Bewegung und gesunder Ernährung) oder auch durch Absenzfälle, mit denen sie in ihrer beruflichen Laufbahn zu tun hatten. Knüpfe daran an und zeige auf, wie dein BGM diese Themen berücksichtigt. Dadurch kann es dir gelingen einzelne Geschäftsleitungsmitglieder näher an das BGM heranzubringen, sie partiell mit einzubeziehen und so Fürsprecher*innen oder Promotor*innen für dein BGM in der Geschäftsleitung zu gewinnen.
Nimmst du regelmässig an BGM Fachveranstaltungen teil? Es gibt viele tolle Events wie bspw. die jährliche Nationale Tagung BGM, das Frühstückstreffen der Gesundheitsförderung Schweiz oder die regionalen BGM Foren im Aargau, der Ostschweiz oder in Zürich. Lade beim nächsten Mal deine Geschäftsleitung ein, dich zu begleiten. Diese Gelegenheit kann nicht nur dazu beitragen, das Verständnis für BGM zu erhöhen. Es wird auch sichtbar, wie viele andere Unternehmen sich dem Thema BGM mit viel Engagement annehmen.
Binde die Mitglieder*innen der Geschäftsleitung aber unbedingt auch operativ in deine BGM Aktivitäten ein. Lade sie direkt ein an den BGM Massnahmen zu partizipieren. So wird BGM einerseits für diese Personen viel persönlicher und greifbarer und andererseits werden die Mitarbeitenden durch den Multiplikationseffekt ebenfalls motiviert, mitzumachen.
Ein letzter Tipp zur Geschäftsleitung: Vergiss nicht bei einem Wechsel in der Geschäftsleitung die neue Person im Rahmen des Onboarding-Prozesses kennenzulernen und dein BGM Konzept vorzustellen. So kann es dir gelingen, das neue Geschäftsleitungsmitglied von Beginn an auf das BGM aufmerksam zu machen und für deine Themen zu sensibilisieren.
2. Nutze die Gesetzeslage als Argument
Wie im vorherigen Punkt bereits angedeutet, ist es von besonderer Bedeutung die Ganzheitlichkeit deines BGM hervorzuheben. Hierfür kannst du die Dimensionen des BGM (siehe Abbildung) verwenden. Diese zeigen deutlich auf, dass neben der Betrieblichen Gesundheitsförderung auch das Abwesenheits- und Case Management sowie die Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz zum BGM gehören. Vor allem letzteres kann für deine Argumentation hilfreich sein. Denn Teile der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes sind gesetzlich verankert und müssen daher von Unternehmen befolgt werden.
Manche dieser Aufgaben fallen in den Verantwortungsbereich des/der Sicherheitsbeauftragten (SIBE). Daher ist es generell zu empfehlen mit diesen einen regen Austausch zu pflegen. Wichtig ist auch zu wissen und gegebenenfalls zu kommunizieren, dass die Einhaltung dieser Vorschriften von den kantonalen Arbeitsinspektoraten geprüft wird.
Es kann also durchaus eine Argumentationshilfe darstellen, aufzuzeigen, dass Teile deines BGM von Gesetzes wegen verlangt werden und dass es daher Sinn macht, das ganze BGM gleich systematisch anzugehen und entsprechend zu budgetieren.
3. Setze den finanziellen Aufwand ins Verhältnis
Nun haben wir genug über die Rahmenbedingungen gesprochen. Jetzt geht es um das Budget selbst, um die «nackten Zahlen». Es ist von zentraler Bedeutung einen detaillierten Plan für die Mittelverwendung vorweisen zu können. In den meisten Unternehmen wird dies ohnehin für die Budgetierungsphase verlangt. Je nach Umfang deines BGM Engagements kann das benötigte Budget nicht unerheblich sein. Es gilt daher, das beantragte Budget für die Entscheidenden greifbar zu machen. Hier hat es sich bewährt Vergleiche zu ziehen und damit eine Relativierung des Budgets zu erreichen. Wir empfehlen dir, dein beantragtes Budget nicht nur als Gesamtsumme, sondern auch als Betrag pro Mitarbeitenden im Jahr und im Monat auszuweisen. Nachfolgend kannst du sehen, welchen Effekt dies hat.
Budgetberechnung pro Mitarbeitenden und Jahr/Monat, also z.B. «wir wollen X CHF pro Mitarbeitenden und Jahr in BGM investieren.»
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Beispiel 1: Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden
Budget pro Jahr: CHF 50'000 oder CHF 98.40 pro Mitarbeitenden
Budget pro Monat CHF 4'100 oder CHF 8.20 pro Mitarbeitenden
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Wie du siehst, sprechen wir in diesem Beispiel mit 500 Mitarbeitenden nun nicht mehr von einem Gesamtbetrag von CHF 50'000, sondern von CHF 8 pro Mitarbeitenden im Monat, oder nicht einmal CHF 100 im Jahr. Dadurch schafft man eine Nahbarkeit an den Betrag und verdeutlicht, dass die Gesamtsumme moderat ist.
In einem weiteren Schritt können wir diese Beträge noch in Verhältnis zu anderen Budgets setzen, welche durch denselben Budgetierungsprozess gehen. Beispiel hierfür können sein:
- «Die BGM Kosten sind geringer als jene für die Weihnachtsfeier.»
- «Das kostet weniger als ein externer Berater für 2 Monate.»
- «Wir geben pro Jahr doppelt so viel für Parkplatzmieten aus.»
Sei bei den Vergleichen aber vorsichtig: es soll ein Vergleich gezogen und keine Alternative aufgezeigt werden. Keiner möchte zugunsten des BGM auf die Weihnachtsfeier verzichten.
Ein noch etwas originellerer Weg, um dies zu verdeutlichen, ist der Vergleich zu gängigen Produkten oder Dienstleistungen. Anknüpfend an unser obiges Beispiel könnten wir auch einfach sagen: Unser BGM kostet so viel wie ein Starbucks Kaffee für jeden Mitarbeitenden einmal im Monat.
Idealerweise wird an dieser Stelle auch ein Vergleich mit jenen Kosten unternommen, welche nachweislich durch ein systematisches BGM positiv beeinflusst werden.
4. Setze den BGM Kosten die Einsparungen entgegen
Hinweise auf die positive Auswirkungen von BGM für die Kostenstruktur des Unternehmens können eine starke Argumentation, auch für eine Erhöhung des Budgets, darstellen. Gemäss dem Wirkungsmodell BGM der Gesundheitsförderung Schweiz kann ein systematisches BGM multiple positive Auswirkungen auf die Kostenstruktur von Unternehmen haben.
Verschiedene Studien haben versucht zu erheben, welchen Return-on-Investment (ROI) ein systematisches BGM hat. Die Ergebnisse sind unterschiedlich, kommen dabei aber auf eine Bandbreite von ca. 3-6. Das heisst, dass jeder investierte Franken 3-6 Franken Kostenvorteil für das Unternehmen bringen kann.
5. Zeige validierte BGM Erfolge auf
Im Zusammenhang mit der Genehmigung deines BGM Budgets kann es auch wichtig sein, erzielte Erfolge und positive Effekte deines BGM mit anzuführen. Je nach Reifegrad deines Unternehmens und deines BGM hast du vielleicht bereits eine datenbasierte Wirkungsüberprüfung implementiert. Wenn das noch nicht der Fall ist, dann empfehlen wir dir, dieses Thema anzugehen. Falls du in deiner Personalabteilung jemanden hast, der oder die sich mit Datenanalyse im HRM (HR Analytics, People Analytics) beschäftigt, lohnt sich hier sicherlich ein Austausch. An dieser Stelle empfehlen wir dir den Blog «Daten im BGM nutzen» auf der Seite der Gesundheitsförderung Schweiz. Dieser zeigt auf, welches Potential darin liegen kann, die Kompetenzen im BGM mit denen in der Datenanalyse im Personalmanagement zusammenzuführen.
6. Suche und finde alternative Wege
Wenn sich im Vorfeld einer Budgetrunde abzeichnet, dass es schwer werden könnte, die benötigten Mittel zu erhalten, gibt es die Möglichkeit auszuweichen. Die Kosten im Zusammenhang mit BGM werden in Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt. Nicht immer besteht ein ausgewiesenes BGM Budget. Oftmals werden diese Kosten im Rahmen des Budgets der Personalabteilung berücksichtigt. Manchmal werden sie gänzlich auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger umgelegt. Aber auch wenn es ein BGM Budget gibt, können die Kosten für einzelne Massnahmen aufgrund ihrer Natur auch von anderen Budgets getragen werden. Dies gibt dir die Möglichkeit, dein beantragtes BGM Budget schlanker zu gestalten.
Hier eine Auflistung wie du gewisse BGM Kosten auf andere Kostenstellen umlegen kannst:
- BGM Veranstaltungen, Seminare und Schulungen → Weiterbildungsbudget
- Kosten für Kommunikationsaufwand → Marketing- oder Kommunikationsbudget
- Ergonomie-bezogene Massnahmen → Facility Management Budget
- Aussenwirkung der BGM Massnahmen → Personalmarketingbudget
Du siehst, es lohnt sich im Vorfeld das Gespräch mit den entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zu suchen und dadurch das beantragte Gesamtbudget für dein BGM zu optimieren.
Das waren unsere 6 Tipps, die dir dabei helfen werden, dein BGM Budget genehmigen zu lassen. Hast du vielleicht Fragen oder Anregungen? Nimm einfach Kontakt mit uns auf!
Stefan Velikov | stefan.velikov@viabz.com | +41 79 575 25 51
Autor
Dr. Michael Sitte
Als erfahrener Experte für BGM und Personalmanagement bei VIABZ verfasst Michael regelmässig Whitepapers zu diesen Themen, um die Arbeit von BGM Verantwortlichen zu unterstützen und neue Wege aufzuzeigen.
